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Convocation à la réunion du bureau

Cher Monsieur ....................... [ ou Madame, Monsieur, Cher sociétaire....]

J'ai le plaisir de vous informer que la prochaine réunion du bureau de notre association  se tiendra le … , à……

A cet effet, l'ordre du jour fixé pour les délibérations est le suivant :

  • Activité au cours des derniers mois ;
  • Sollicitation de différents partenaires ;
  • Demande de prêt à court terme auprès de la banque ;
  • Etc.

Votre présence est bien entendu vivement souhaitée. Je vous rappelle que, conformément à l'article … des statuts de notre association, et l'article [ou les articles] … du règlement intérieur, seuls les administrateurs présents le jour de la réunion du bureau peuvent voter.

Toutefois, en cas d'impossibilité, le vote par procuration reste possible conformément à l'article … de nos statuts [le cas échéant]. Aussi, si vous ne pouvez pas assister à la réunion, je vous propose de remplir le formulaire de vote par procuration ci-joint et de nous le faire parvenir au plus tôt. Vous pourrez ainsi être représenté(e) par un autre administrateur de votre choix.

Dans l'attente, je vous prie d'agréer, cher Monsieur……………… [Reprendre la  formule utilisée en début de courrier], l'expression de ma considération distinguée.

A ……………, le………

Le Président [ou une personne habilitée à convoquer le bureau]

N.B. : vous pouvez joindre à ce courrier tous documents utiles pour la réunion du bureau (renseignements chiffrés, tableaux, etc.).

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